Méthode · une page à remplir avant le devis
Cahier des charges d'une automatisation IA : le modèle
Un modèle de cahier des charges pour automatisation IA : processus, volumes, cas limites, données, critères de réussite et coûts à faire chiffrer.
Un cahier des charges d'automatisation IA tient en une ou deux pages : le processus actuel, ses volumes, les outils concernés, les cas limites, les données traitées, le résultat attendu et les critères de réussite. Il sert à obtenir des devis comparables et à vérifier, après la livraison, que le projet a tenu sa promesse.
En bref
- Décrivez un seul processus. Plusieurs processus, c'est plusieurs projets.
- Les cas limites comptent plus que le cas normal : ce sont eux qui font varier le prix.
- Écrivez un critère de réussite chiffré, à partir d'un relevé de quatre semaines.
- Faites chiffrer le coût complet de la première année, pas la seule mise en place.
- Vous préférez être accompagné ? Notre audit IA produit ce document avec vous.
Le modèle à remplir
Recopiez ce tableau dans un document et répondez ligne par ligne. Une réponse « je ne sais pas » est utile : elle indique ce qu'il faut mesurer.
| Rubrique | Question | Exemple de réponse |
|---|---|---|
| Processus | Quelle tâche, du début à la fin ? | Une demande de devis arrive, on la saisit, on chiffre, on envoie, on relance |
| Déclencheur | Qu'est-ce qui lance la tâche ? | Un formulaire, un e-mail, un appel |
| Volume | Combien de fois par semaine ? | 25 demandes |
| Temps actuel | Combien de temps au total ? | 4 heures, relevées sur quatre semaines |
| Outils | Quels logiciels sont concernés ? | Messagerie, tableur, logiciel de facturation |
| Cas normaux | Quels cas représentent l'essentiel ? | Demande complète, client connu |
| Cas limites | Que fait-on quand c'est incomplet ou inhabituel ? | Pièce manquante, gros montant, client mécontent |
| Décision humaine | Qu'est-ce qui reste validé par une personne ? | Prix final, remise |
| Données | Y a-t-il des données personnelles ou sensibles ? | Coordonnées clients, pas de données de santé |
| Résultat | Que doit-il se passer à la fin ? | Devis envoyé en moins de 24 heures |
| Réussite | Quel chiffre prouve que c'est réussi ? | Temps divisé par deux, sans hausse des erreurs |
| Responsable | Qui suit l'outil chez vous ? | L'assistante, 30 minutes par semaine |
Ce que chaque rubrique change dans le devis
Le volume décide de la rentabilité. Dans notre étude sur cinq TPE, une automatisation se rentabilise rarement en dessous de cinq occurrences par semaine.
La variété fait grimper le prix. L'agent vocal du cabinet comptable de l'étude fonctionnait avec quatorze intentions déclarées, une liste fermée. Sans liste, le prestataire chiffre une inconnue.
Le public peut tout faire échouer. Un formulaire de rendez-vous a été abandonné dans un cabinet infirmier parce qu'une partie des patients, de plus de 75 ans, ne le remplissait pas. Écrivez donc qui utilisera l'outil, pas seulement ce qu'il fait.
La qualité des données se vérifie avant de signer. Un tableur tenu par trois personnes, avec des formats différents, demande un travail préalable. Pour l'angle méthode, voir comment automatiser son entreprise.
Ce qu'il faut demander au prestataire en retour
| À demander | Pourquoi |
|---|---|
| Prix de mise en place et ce qu'il couvre | Comparer à périmètre égal |
| Coûts mensuels estimés à votre volume | Éviter la surprise de la consommation |
| Nombre de cycles de correction inclus | Sur un agent vocal, comptez-en deux à trois |
| Temps demandé à votre équipe | 4 à 11 heures par mission dans notre étude |
| Ce qui se passe en cas de panne | Qui surveille, sous quel délai |
Ces réponses permettent de calculer le coût par heure gagnée, méthode détaillée dans le prix d'une automatisation. Chez nous, une automatisation coûte de 1 000 à 3 000 € de mise en place. Les points à verrouiller ensuite figurent dans les clauses à exiger d'un prestataire IA.
Faire relire votre cahier des charges. En 15 minutes, on repère ce qui manque et ce qui fera varier le prix, avant que vous n'envoyiez le document à qui que ce soit. Réserver mon échange offert ou le construire avec nous lors d'un audit IA.
Les erreurs les plus courantes
- Décrire la solution au lieu du problème. « Je veux un chatbot » ferme la discussion. « Je reçois 30 questions identiques le soir » l'ouvre.
- Oublier ce qui ne doit pas être automatisé. Notez-le noir sur blanc. Les 4 automatisations arrêtées sur 13 dans notre étude remplaçaient une décision humaine.
- Écrire un objectif invérifiable. « Gagner du temps » ne se contrôle pas ; « de 4 à 2 heures par semaine » se contrôle.
Conclusion
Un bon cahier des charges tient sur deux pages et se remplit avec ceux qui font le travail. Il vous donne des devis comparables et une preuve de réussite, sans demander aucune compétence technique.
Sources
- YZ Automation, étude sur cinq missions d'automatisation IA en TPE, 1er novembre 2026
- YZ Automation, grille de tarifs publique, consultée le 2 novembre 2026
Questions fréquentes
Quelle longueur doit faire un cahier des charges d'automatisation ?
Une à deux pages suffisent pour un premier chantier. Le document doit décrire un seul processus, ses volumes, ses cas limites et le résultat attendu. Au-delà, il décrit souvent plusieurs projets qu'il vaut mieux séparer.
Faut-il mesurer avant d'écrire le cahier des charges ?
Oui. Sans relevé de départ, aucun critère de réussite n'est vérifiable. Quatre semaines de relevé donnent une base solide. Aucun des cinq clients de notre étude n'avait ce relevé au démarrage.
Peut-on demander un devis sans cahier des charges ?
Oui, pour une première estimation, mais le prix restera large. Plus le processus, les outils et les exceptions sont décrits, plus le devis sera précis et comparable d'un prestataire à l'autre.
Qui doit rédiger le cahier des charges ?
La personne qui connaît le processus au quotidien, avec le dirigeant pour les objectifs. Le prestataire peut ensuite le compléter sur la partie technique, ou le construire avec vous lors d'un audit.
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