RGPD · ce qu'on colle, ce qu'on ne colle jamais
ChatGPT et données clients : les règles pour une PME
Peut-on coller des données clients dans ChatGPT ? Les règles pour une PME : ce qui est à exclure, les recommandations de la CNIL et les bons réflexes.
Une PME ne doit pas coller de données clients dans ChatGPT sans cadre : contrat de l'offre vérifié, base légale, données réduites au nécessaire et règle écrite pour l'équipe. Le bon réflexe consiste à retirer noms, coordonnées et informations sensibles avant toute saisie. La CNIL recommande d'encadrer les usages et de former les utilisateurs.
En bref
- Le RGPD s'applique dès qu'une donnée permet d'identifier une personne.
- Anonymiser vraiment est difficile : remplacer un nom ne suffit pas toujours.
- Lisez les conditions de votre offre : elles diffèrent et changent.
- Écrivez une règle simple : outils approuvés, données interdites, relecture humaine.
- Cet article est un guide pratique, pas un conseil juridique.
La liste de ce qu'on ne colle jamais
Sans cadre validé, n'envoyez jamais dans un assistant grand public :
| Donnée | Exemple | Pourquoi |
|---|---|---|
| Santé | Compte rendu, ordonnance, arrêt maladie | Donnée sensible, règles renforcées |
| Identité | Pièce d'identité, numéro de sécurité sociale | Risque élevé en cas de fuite |
| Bancaire | IBAN, carte, relevé | Fraude possible |
| RH | Évaluation, salaire, sanction | Effet direct sur la personne |
| Justice | Contentieux, infractions | Donnée encadrée |
| Secret professionnel | Dossier d'avocat, de comptable, de médecin | Obligation propre au métier |
| Accès | Mots de passe, clés d'API | Compromission directe |
| Confidentiel | Contrats, prix d'achat, projets | Secret des affaires |
Mettre votre équipe au clair. En 15 minutes, on regarde les outils déjà utilisés chez vous, les données qui y passent et la règle minimale à poser. C'est souvent moins grave qu'on le craint, mais encore faut-il le vérifier. Réserver mon échange offert ou voir notre audit IA.
Les 5 questions à poser sur l'outil
- Que prévoit le contrat ? Vos données servent-elles à entraîner le modèle ? Peut-on le désactiver ?
- Où vont les données ? Quels pays et quels sous-traitants ?
- Combien de temps sont-elles conservées ? Peut-on les effacer ?
- Existe-t-il un accord de sous-traitance ? Il est prévu par l'article 28 du RGPD quand un prestataire traite des données pour vous.
- Qui a accès ? Comptes nominatifs, administration, historique.
Nous n'avons pas recopié ici les conditions d'un fournisseur en particulier : elles varient selon l'offre et évoluent. Vérifiez la version en vigueur de votre contrat, le jour où vous décidez.
Ce que dit la CNIL
La CNIL a publié en juillet 2024 ses premières précisions sur le déploiement de l'IA générative. Elle recommande de partir d'un besoin identifié, d'encadrer les usages autorisés et interdits, de limiter les données dans les requêtes, de former les utilisateurs et d'associer le délégué à la protection des données lorsqu'il existe. Une PME peut appliquer cela en une page : c'est l'objet de notre modèle de charte IA.
Les bons réflexes au quotidien
| Au lieu de | Faites |
|---|---|
| Coller un e-mail client complet | Résumer le problème sans nom ni coordonnées |
| Envoyer un fichier clients | Utiliser des données fictives pour construire la formule |
| Coller un contrat | Poser la question sur la clause, sans parties ni montants |
| Copier la réponse telle quelle | Relire et vérifier les faits |
| Utiliser un compte personnel | Utiliser un compte approuvé par l'entreprise |
Attention : remplacer « M. Dupont » par « le client » ne suffit pas si le texte permet encore de le reconnaître (adresse, métier rare, date précise).
Quand faut-il un outil dédié ?
Si l'usage revient souvent avec de vraies données, un assistant encadré vaut mieux que le copier-coller. Il peut limiter les données envoyées, journaliser les échanges et se connecter à vos documents : voir le RAG expliqué simplement. Le cadre général figure dans RGPD et automatisation IA en PME. Le recours à l'IA progresse vite : selon le baromètre France Num cité dans notre étude sur cinq TPE, 40 % des TPE et PME utilisent une solution d'IA en 2026. L'audit IA permet de cartographier ces usages chez vous.
Conclusion
Interdire ChatGPT sans proposer d'alternative ne fonctionne pas : l'usage continue, simplement hors de votre vue. Publiez la liste de ce qu'on ne colle jamais, choisissez un outil approuvé et formez votre équipe en une heure. C'est le meilleur rapport entre effort et risque que vous puissiez obtenir.
Sources
- CNIL, Comment déployer une IA générative : premières précisions, juillet 2024
- CNIL, Sous-traitants : le contrat prévu par l'article 28 du RGPD, consulté le 2 novembre 2026
- YZ Automation, étude sur cinq missions d'automatisation IA en TPE, 1er novembre 2026
Questions fréquentes
Peut-on coller des données clients dans ChatGPT ?
Pas sans cadre. Il faut savoir ce que le contrat de votre offre prévoit, où partent les données et sur quelle base légale vous les traitez. Par défaut, retirez ou remplacez les données personnelles avant de coller un texte.
La version payante règle-t-elle le problème ?
Pas à elle seule. Les conditions varient selon les offres et évoluent. Vérifiez ce que votre contrat dit de l'entraînement des modèles, de la conservation et de la sous-traitance. Le RGPD reste applicable dans tous les cas.
Que recommande la CNIL ?
Dans ses précisions de juillet 2024, la CNIL recommande notamment de partir d'un besoin précis, d'encadrer les usages autorisés et interdits, de former les utilisateurs et d'impliquer le délégué à la protection des données s'il existe.
Un salarié peut-il utiliser son compte personnel ?
Mieux vaut l'éviter pour des données de l'entreprise : celle-ci ne contrôle ni le contrat, ni les réglages, ni l'historique. Prévoyez une règle écrite et un outil approuvé, sinon l'usage continuera sans contrôle.
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